Étapes à suivre

Découvrez comment préparer votre candidature pour un échange étudiant en sept étapes faciles.

1. Vérifiez votre admissibilité

Voici les critères et conditions à respecter pour être admissible à un programme d’échanges étudiants.

Au moment du dépôt de votre dossier de candidature

  • Être admis et inscrit dans un programme de baccalauréat, de baccalauréat par cumul ou de maîtrise1.
  • Avoir une moyenne cumulative minimale de 2,8/4,3 au 1er cycle ou de 3,2/4,3 au 2e cycle.
  • Avoir consulté la direction de votre programme d’études afin de vérifier si vous devez répondre à des critères d’admissibilité précis (moyenne cumulative minimale, départ en 2e année seulement, cours obligatoires à faire avant le départ, etc.) et obtenu son autorisation.
  • Maîtriser la langue d’enseignement de l’établissement d’accueil (niveau minimal de B1).
  • Répondre aux exigences particulières de l’établissement d’accueil.

Au moment de votre départ à l’étranger

  • Avoir une moyenne cumulative minimale de 2,8/4,3 au 1er cycle ou de 3,2/4,3 au 2e cycle.
  • Avoir complété un minimum de 24 crédits dans votre programme d’études de 1er cycle à l’UQAM ou de 6 crédits dans votre programme de 2cycle à l’UQAM.

Pendant votre échange étudiant

  • Être inscrit à temps complet à l’UQAM (minimum de 12 crédits au 1er cycle et de 6 crédits au 2e cycle).
  • Acquitter vos droits de scolarité à l’UQAM (et non à l’établissement d’accueil) ainsi que les frais afférents de l’établissement d’accueil, s’il y a lieu.
  • Vérifier que les crédits obtenus à l’étranger seront reconnus dans votre programme d’études à l’UQAM et contribueront à l’obtention de votre diplôme. Aucun cours hors programme ne peut être réalisé à l’étranger.
  • Réussir tous les cours suivis à l’étranger (selon l’entente préalablement approuvée par votre programme d’études) pour un nombre de crédits équivalant à un trimestre à temps complet à l’UQAM (minimum de 12 crédits au 1er cycle et 6 crédits au 2e cycle).
  • Respecter les politiques et règlements de l’UQAM, de l’établissement d’accueil (modalités de réussite, calendrier universitaire, assurances, etc.) et du pays d’accueil (conditions d’immigration, lois, etc.).
  1. Les étudiants admis à une majeure, une mineure ou un certificat doivent aussi être admis au baccalauréat par cumul au moment du dépôt du dossier de candidature. Les étudiants admis à un DESS ou à un programme court de 2e cycle ne sont pas admissibles à l’échange étudiant. Ceux admis à un doctorat et intéressés par un échange étudiant doivent communiquer avec le SRI.

2. Choisissez votre établissement d’accueil

À savoir avant de faire votre choix

  • Vous devez choisir un seul programme d’échanges étudiants.
  • Chaque programme vous ouvre les portes d’établissements différents.
  • Dans le programme que vous aurez choisi, vous pouvez sélectionner jusqu’à 3 établissements différents. Il est possible que votre 1er choix ne soit pas retenu. Faites un 2e et un 3e choix en conséquence.
  • Pour vous inspirer, consultez la liste des établissements d’accueil (PDF) fréquentés par les anciens étudiants de votre programme d’études à l’UQAM.

Effectuer votre choix parmi 4 programmes d’échanges étudiants

1. Échanges bilatéraux

2. Échanges du BCI (Bureau de coopération interuniversitaire)

3. National Student Exchange (NSE)

  • Liste des établissements d’accueil (site NSE)
  • Canada et États-Unis
  • Ce programme est fermé aux étudiants de 2e cycle.
  • Important : Choisissez votre université d’attache (UQAM) lors de votre 1re visite sur le site Web NSE (fenêtre surgissante ou pop-up window).

IMPORTANT 

Chacun des établissements d’accueil de NSE a ses propres règles d’admission. Au moment de faire votre choix, vérifiez les renseignements suivants dans la fiche de l’établissement :

  • Les étudiants canadiens sont-ils acceptés? Vérifiez la section Fast Fact dans le menu de droite de la fiche.
  • L’établissement accepte-t-il le Home Payment (B) des frais de scolarité (c’est-à-dire que vous payez vos frais de scolarité à l’UQAM et non à votre établissement aux États-Unis)? Vérifiez la section Placement dans le menu de droite en vous assurant de regarder la bonne année.
  • Quelles sont vos chances d’être accepté? Il est primordial de valider vos choix avec le SRI : mobilite@uqam.ca.
  • Quelle est l’offre académique de cet établissement? Vérifiez sous l’onglet Academics. Certains programmes d’études sont fermés ou limités.
  • Quelles sont les conditions d’acceptation? Vérifiez sous l’onglet Conditions.
  • Quel est le coût de l’assurance médicale obligatoire, le cas échéant? Vérifiez sous l’onglet Tuition/Fees.
  • Quelles sont les possibilités de logement? Vérifiez sous l’onglet Room/Meals.
  • Les étudiants ne possédant pas la citoyenneté canadienne sont-ils acceptés? Vérifiez la section International Students, sous l’onglet Conditions.

4. Échanges north2north

  • Liste des établissements d’accueil (site north2north)
  • Alaska, Finlande, Groenland, Islande, Russie et Scandinavie
  • Pour le Danemark, seuls les établissements suivants sont ouverts : les universités d’Aalborg, d’Aarhus et de Roskilde.

Comment choisir?

Plusieurs facteurs influenceront vos choix d’établissement d’accueil. Questionnez-vous sur vos champs d’intérêt et tenez compte des éléments suivants :

a. Langue d’enseignement

Souhaitez-vous étudier en français, en anglais, en espagnol, en portugais ou en allemand?

Vous ne parlez ni islandais ni coréen? Vous pourriez tout de même étudier dans ces pays, car de nombreux établissements à travers le monde proposent des cours en anglais. Assurez-vous que l’offre de cours est suffisante dans votre programme d’études.

Vous devez posséder un niveau intermédiaire (B1) dans la langue d’enseignement de l’établissement d’accueil pour être admissible à l’échange étudiant. Pour plus d’information sur le niveau de langue, consultez l’étape 6. Déposez votre dossier de candidature.

b. Offre de cours

L’offre de cours à l’établissement d’accueil sera déterminante pour décider où vous souhaitez étudier.

  • Commencez par vérifier si les établissements qui vous intéressent offrent une formation similaire à celle que vous suivez à l’UQAM en consultant leur site Web.
  • Consultez l’étape 4. Effectuez votre choix de cours.

c. Calendrier universitaire

Pour choisir une destination qui vous convient, vérifiez les dates de début et de fin de trimestre. Assurez-vous qu’elles concordent avec le calendrier de l’UQAM.

Voici quelques exemples pour vous guider :

  • Chine, Europe et autres : Les examens du trimestre d’automne de plusieurs établissements ont lieu en janvier. Si vous désirez reprendre vos études à l’UQAM en janvier, il vous faudra prendre des ententes avec vos professeurs dans votre établissement d’accueil pour devancer vos examens. Il s’agit d’une pratique courante, mais il appartient à chaque professeur de l’autoriser ou non.
  • Allemagne : La période qui correspond au trimestre d’hiver de l’UQAM se nomme Sommersemester en Allemagne. Elle commence en avril et se termine en juillet.
  • Hémisphère Sud : Les saisons (et donc les calendriers universitaires) sont inversées.

d. Coût de la vie

Vérifiez le coût de la vie dans votre ville d’accueil et le taux de change du $ CA en vigueur (Banque du Canada).

Pour vous aider, comparez le coût de la vie entre Montréal et votre ville d’accueil sur les sites suivants :

Prévoyez les dépenses importantes de votre échange étudiant. Consultez la section Coût du séjour pour vous aider à préparer votre budget.

3. Validez vos choix d’établissements

Assurez-vous d’avoir choisi des établissements ouverts à votre programme d’études en envoyant un courriel à mobilite@uqam.ca et en y indiquant :

  • Votre nom
  • Votre code permanent
  • Votre programme d’études
  • Vos choix en ordre de préférence

Rappel : Vous avez la possibilité de faire jusqu’à trois choix dans un seul des programmes d’échanges étudiants. Sachez que le courriel de réponse du SRI vous guidera dans vos choix pour maximiser vos chances de partir.

4. Effectuez votre choix de cours

C’est l’étape la plus longue et la plus importante. Quels établissements offrent suffisamment de cours dans votre programme d’études pour vous permettre d’y étudier un ou deux trimestres à temps complet ?

Notez que ce choix de cours est provisoire. Il est appelé à changer lors de votre inscription dans votre établissement d’accueil.

Il est donc essentiel :

  • D’être flexible dans votre choix de cours.
  • De trouver plusieurs choix de cours alternatifs lors de votre recherche, au cas où vous devriez modifier votre choix (cours annulé ou trop difficile, conflit d’horaire, etc.). 

Voici quatre conseils pour bien faire votre choix de cours :

1. Analysez votre programme d’études à l’UQAM

Les cours suivis à l’étranger doivent obligatoirement être crédités dans votre programme d’études à l’UQAM. Vous devez faire l’équivalent d’un trimestre à temps complet, soit un minimum de 12 crédits au 1er cycle et de 6 crédits au 2e cycle. Vous ne pouvez pas faire de cours hors programme.

Avant de commencer vos recherches, prenez le temps d’analyser la structure de votre programme d’études à l’UQAM :

  • Où en êtes-vous dans votre parcours?
  • Quels cours avez-vous déjà effectués (obligatoires, optionnels, libres, etc.)?
  • Quels cours pourriez-vous facilement faire à l’étranger?
  • Quels cours obligatoires aurez-vous à suivre à l’UQAM avant de partir ou à votre retour?

Aussi, pensez à :

  • Vérifier auprès de la direction de votre programme si certains cours doivent absolument être suivis à l’UQAM.
  • Conserver vos cours optionnels et libres pour votre échange étudiant. Cela vous donnera une plus grande flexibilité au moment de choisir vos cours.

2. Comprenez le système de crédits

Chaque pays, voire chaque établissement d’accueil, utilise un système de crédits différent. Vous devez établir les équivalences entre le système de crédits de l’UQAM et celui de votre établissement d’accueil.

Note : Les équivalences acceptées par votre programme d’études peuvent être refusées par le Registrariat de l’UQAM si vous ne vous assurez pas de bien respecter les équivalences en ce qui a trait à la charge de travail (et non au contenu des cours). Dans le doute, communiquez avec le SRID.

Pour vous aider à établir des équivalences, vous pouvez comparer 2 programmes d’études en fonction de leur durée et de leur nombre total de crédits.

Ex. :
Un baccalauréat au Québec de 90 crédits sur 6 semestres (90 ÷ 6 = 15)
Une licence en France de 180 crédits ECTS sur 6 semestres (180 ÷ 6 = 30)
1 crédit au Québec = 2 crédits ECTS en France

Votre établissement d’accueil n’a pas de système de crédits uniformisé? Établissez alors vos équivalences en comparant le nombre d’heures de présence en classe pour chaque cours. Un cours de 3 crédits à l’UQAM comporte généralement 45 heures de présence en classe.

Pour vous aider dans vos démarches, voici quelques explications sur les différents systèmes de crédits ainsi que des exemples de choix de cours approuvés par le passé :

ATTENTION :

  • Un cours à l’étranger n’équivaut pas nécessairement à un cours à l’UQAM. Il est donc possible que le nombre de cours suivis à l’étranger soit différent de celui reconnu à l’UQAM. L’important est que les nombres totaux de crédits ou d’heures de présence en classe soient équivalents.

Ex. :
Au Royaume-Uni, un trimestre à temps complet est de 60 English units (3 cours de 20 units ou 4 cours de 15 units, ce qui équivaut à un trimestre de 15 crédits à l’UQAM. Vous suivrez donc 3 ou 4 cours au Royaume-Uni équivalant à 5 cours à l’UQAM.

  • Vous devez en tout temps répondre aux exigences minimales de l’UQAM, soit l’équivalent d’au moins 12 crédits par trimestre au 1er cycle et 6 crédits par trimestre au 2e cycle.

Ex. :
22 ECTS = 11 crédits UQAM = refusé
26 ECTS = 13 crédits UQAM = le programme d’études reconnaîtra 12 crédits seulement, sauf s’il est possible de reconnaître un cours de 4 crédits

3. Trouvez l’offre de cours

  • Faites des recherches sur les sites Web des établissements d’accueil qui vous intéressent.
    • Études dans la langue d’enseignement principale (ex. : en français en Belgique) : cherchez comme un étudiant régulier par faculté, département et programme d’études.
    • Études en anglais dans un établissement dont la langue d’enseignement principale est autre (ex. : en anglais à Taiwan) : cherchez dans la section consacrée aux étudiants internationaux (International Relations, Exchange Students, etc.).
  • À vérifier lors du choix de cours :
    • Langue d’enseignement
    • Trimestre auquel est offert le cours
    • Nombre de crédits
    • Accessibilité du cours aux étudiants en échange
  • Comme l’offre de cours de l’année prochaine ne sera probablement pas disponible au moment de vos recherches, utilisez l’offre de cours de l’année actuelle comme référence. Retenez que vous devez faire les meilleurs choix possible avec les informations dont vous disposez.

Note : Les établissements d’accueil sont assez ouverts par rapport au choix de cours des étudiants en échange. Il est donc généralement possible de suivre des cours :

  • De 1re, 2e ou 3e année au sein du même programme d’études
  • Dans différents programmes ou départements (dans le cas des facultés, il est préférable de vérifier auprès du partenaire)

4. Remplissez et faites valider votre ou vos formulaire(s)

Vous devez remplir un formulaire d’autorisation de choix de cours pour chacun des établissements ET pour chacun des trimestres (automne et hiver, le cas échéant).

  • Faites-le(s) approuver et signer par la direction de votre programme d’études avant le dépôt de votre candidature.

Attention : Nous vous recommandons d’écrire à l’adresse générale de votre programme d’études (ex. : prog.politique@uqam.ca pour les étudiants au baccalauréat en science politique).

Vous devrez fournir à votre direction de programme toute la documentation pertinente pour l’approbation des équivalences (descriptifs de cours, explication du système de crédits, etc.). Prévoyez un délai entre l’envoi de votre formulaire et le dépôt de votre candidature. Votre direction peut désirer vous rencontrer ou souhaiter recevoir des informations complémentaires.

  • Joignez ce(s) formulaire(s) à votre candidature. Conservez une copie.

ATTENTION : Vous avez l’obligation de faire approuver par la direction de votre programme d’études tout changement à votre choix de cours. Cela permettra la reconnaissance de vos cours à votre retour au Québec.

5. Préparez votre dossier de candidature

Voici la liste des documents à fournir dans votre dossier de candidature. Vous devez les placer dans l’ordre ci-dessous, sans les agrafer ni les relier. Pour vous aider à ne rien oublier, utilisez notre aide-mémoire (PDF).

A. Formulaire(s) de participation

Tous les échanges :

  • Remplissez le formulaire de participation du SRID une seule fois.
  • Indiquez jusqu’à 3 choix d’établissements d’accueil.
  • Imprimez et signez le fichier PDF à joindre à votre dossier.

Échanges du BCI :

NSE :

  • Remplissez le formulaire de participation du SRID une seule fois.
  • Remplissez également le formulaire de participation de NSE (PDF).
  • Payez les frais de participation de NSE en joignant un mandat-poste ou un chèque certifié de 200 $ à l’ordre de l’UQAM (avec votre nom et votre code permanent indiqués au verso). Les chèques personnels ne sont pas acceptés.

B. Photocopie de la page d’identification du passeport

Si votre passeport n’est pas valide, fournissez une photocopie de votre passeport échu ou de votre acte de naissance.

C. Lettre(s) de motivation

  • Fournissez une lettre de motivation pour chaque choix d’établissement d’accueil.
  • Rédigez la lettre en français. Dans la lettre, présentez les objectifs académiques et personnels de votre échange étudiant (une page maximum).
  • Traduisez votre lettre dans la langue dans laquelle vous étudierez à votre établissement d’accueil (anglais, espagnol, etc.) et fournissez cette traduction.

D. Relevé de notes non officiel

  • Fournissez votre plus récent relevé de notes non officiel imprimé à partir de votre Portail étudiant UQAM.
  • Traduisez le recto (section avec vos informations personnelles et vos notes) dans la langue dans laquelle vous étudierez à votre 1er choix d’établissement d’accueil (anglais, espagnol, etc.) et fournissez cette traduction. Vous pouvez faire vous-même la traduction de votre relevé de notes dans un document Word.
  • À la demande de l’établissement d’accueil, vous aurez à fournir ultérieurement une copie officielle de votre relevé de notes.

E. Formulaire(s) d’autorisation de choix de cours

Consultez l’étape 4. Effectuez votre choix de cours.

F. Attestation de compétence linguistique

Si la langue dans laquelle vous étudierez à votre 1er choix d’établissement est autre que le français, vous devez fournir l’une ou l’autre des preuves de langue suivantes :

Attestation de l’École de langues de l’UQAM (anglais, espagnol, allemand, etc.)

  • Réservez rapidement votre place auprès de l’École de langues afin de passer le test de classement.
  • Choisissez le test de l’École de langues, au coût de 60 $.

Test d’anglais international (TOEFL ou IELTS)

  • Certains établissements aux États-Unis, au Royaume-Uni ou en Australie exigent un test d’anglais international.
  • Communiquez avec le SRI à mobilite@uqam.ca afin de confirmer si vous devez passer un test d’anglais international.
  • Vérifiez les dates d’examen à Montréal sur les sites Web : TOEFL ou IELTS.
  • Réservez rapidement votre place en vous assurant d’obtenir vos résultats électroniques avant le dépôt de votre candidature.

G. Portfolio

Si vous étudiez dans un programme de l’École des arts visuels et médiatiques ou de l’École de design, vous devez préparer un portfolio en format numérique.

  • Départ à l’hiver : envoyez votre portfolio par WeTransfer à mobilite@uqam.ca au plus tard le 1er septembre (précédant votre échange).

6. Déposez votre dossier de candidature

  1. Déposez votre dossier :
    • Pour les trimestres d’automne 2020 et d’hiver 2021 : les 5 et 6 février 2020, de 9 h à 17 h (local à venir)
  2. Aucune candidature ne sera acceptée après la dernière journée de dépôt.
  3. Assurez-vous d’avoir tous les documents en main, dans le bon ordre, sans les agrafer ni les relier. Pour plus d’information, consultez l’étape 5. Préparez votre dossier de candidature.
  4. Prenez soin de conserver une copie (papier ou numérique) de tous vos documents.

7. Recevez votre acceptation officielle

Voici les étapes qui mènent à votre acceptation officielle. Soyez attentif aux communications du SRID. Vous serez impliqué dans plusieurs de ces étapes.

Formation postdépôt

Il est obligatoire d’assister à cette rencontre qui vous donnera des informations importantes sur les étapes à venir.

  • Dépôt en février : environ une semaine après le dépôt
    • NSE : mardi 11 février 2020, de 12 h 45 à 13 h 45 (local à venir)
    • Départ à l’automne 2020 : mercredi 12 février 2020, de 12 h 45 à 13 h 45 (local à venir)
    • Départ à l’hiver 2021 : jeudi 13 février 2020, de 12 h 45 à 13 h 45 (local à venir)

Sélection

Vous recevrez par courriel une réponse du SRI. Si vous n’avez pas été sélectionné pour votre 1er choix, vous recevrez des nouvelles sur votre 2e ou 3e choix.

  • Dépôt en février : 4 à 6 semaines après le dépôt
  • Dépôt en septembre : 1 semaine après le dépôt

Envoi du dossier

  • Si vous êtes sélectionné par l’UQAM, votre dossier de candidature sera envoyé à votre établissement d’accueil en respectant la date limite de celui-ci.
    • Départ à l’automne : avril à juin
    • Départ à l’hiver : septembre à novembre
  • La plupart d’entre vous auront des démarches à compléter ou des documents à fournir à la demande de l’établissement d’accueil pour leur acceptation officielle.
  • Le SRID ou l’établissement d’accueil communiquera avec vous par courriel pour vous donner toutes les indications nécessaires. Vous avez la responsabilité d’effectuer ces démarches et de respecter la date limite indiquée.

Formation prédépart

Vous recevrez par courriel une invitation à la formation prédépart obligatoire offerte par le SRID.

Vous serez invité à venir recevoir de l’information et à échanger sur la préparation de votre échange étudiant : visa, hébergement, santé, sécurité, aspects financiers, adaptation culturelle, etc.

  • Départ à l’automne : avril
    • Amériques, Asie, Océanie + Europe non francophone : lundi 20 avril 2020, de 17 h 15 à 20 h 30, local D-R200
    • Francophonie : jeudi 23 avril 2020, de 17 h 15 à 20 h 30, local D-R200
  • Départ à l’hiver : octobre
    • Amériques, Asie, Océanie + Europe non francophone : jeudi 3 octobre 2019, de 17 h 15 à 20 h 30, PK-1140
    • Francophonie : mardi 8 octobre 2019, 17 h 15 à 20 h 30, PK-1140

Vous pouvez dès maintenant consulter la section Sécurité à l’international.

Bourse à la mobilité

Tous les étudiants sélectionnés pour un échange qui respectent les critères d’admissibilité obtiennent la bourse à la mobilité, selon les règles de financement établies.

Veuillez lire attentivement l’offre de bourse reçue par courriel et envoyer les documents exigés pour son versement à mobilite@uqam.ca.

  • Dépôt en février : réception de l’offre de bourse par courriel le 1er juin
  • Dépôt en septembre : réception de l’offre de bourse par courriel le 15 octobre

Acceptation officielle

C’est maintenant l’étape qui concrétise votre échange étudiant et qui vous permet d’entamer la préparation de celui-ci.

ÉTABLISSEMENT D’ACCUEIL

Vous recevrez la réponse de votre établissement d’accueil par courriel ou courrier. Important : faites parvenir une copie de votre lettre d’acceptation au SRID par courriel.

  • Départ à l’automne : mai à juillet
  • Départ à l’hiver : octobre à décembre

UQAM

Le SRID émet une attestation à la réception de votre lettre d’acceptation à votre établissement d’accueil.

Cette attestation vous permet d’entreprendre différentes démarches légales, notamment :

  • Visa étudiant
  • Assurance médicale d’urgence (ou de voyage)
  • Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)
  • Preuve de ressources financières (le montant de la bourse à la mobilité y est indiqué)